Eficacia General
66.4%
Ambiente de Control
66.7%
Evaluación de Riesgos
14.3%
Actividades de Control
85.0%
Información y Comunicación
88.9%
Actividades de Supervisión
76.9%
Evaluación por Componentes COSO 2013Eficacia Global: 66.4%
Resumen de Cumplimiento
📋 Total Preguntas Evaluadas58
✅ Cumplimientos42
❌ No Cumplimientos16
8 hallazgos de riesgo alto requieren atención inmediata
Revise cada componente para identificar las acciones correctivas prioritarias
⊘ No Aplican (N/A)0
🏛️ Ambiente de ControlEficacia: 66.7%
Las políticas y procedimientos de la copropiedad están documentados y formalizadosSI
Se han elaborado los procedimientos de gestión documental, compras, contratación, empalme de administración, presupuesto, mantenimiento de equipos e instalaciones, y seguridad integral. Del mismo modo, los puntos pendientes para el cumplimiento integral del regimen de Protección de Datos, sin embargo están pendientes de aprobación por parte del Consejo de Administración y publicación. Serán presentados ante el Consejo en reunión del mes de agosto.
El consejo de administración ejerce supervisión independiente de la gestión del administradorSI
Está implementado el Código de Conducta de Administrador de Copropiedades (NTS SI 05)SI
Existe un Código de Conducta para el Consejo de Administración.SI
Reglamento del Consejo de Administración vigente desde 26 de junio de 2018. Pendiente actualización.
Se comunican las políticas, procedimientos y códigos de conducta.SI
Existen políticas de selección del administrador y contadorNO
● Riesgo Medio
Existen cláusulas de confidencialidad firmadas por administrador, contador, revisor fiscal y consejo de administración.NO
● Riesgo Medio
1. Se incluira cláusula en el nuevo contrato del servicio de Contabilidad, ya que culminó} el 15 de julio de 2026. 2. Se sugiere involucrar en la actualización del Reglamento del Consejo de Administración, el aspecto de confidencialidad.
Cuando hay procesos de selección del cargo de administrador y revisor fiscal, se efectúan de manera transparente.SI
Están documentados los manuales de funciones de los cargos existentes en la administración (Administrador, Contador)NO
● Riesgo Bajo
Hace parte de los procedimientos a presentar ante el Consejo en reunión del mes de agosto.
⚠️ Evaluación de RiesgosEficacia: 14.3%
Se encuentra un plan de trabajo establecido conforme la NTS SI 02SI
Presenta solo información a enero 2026. Requiere actualización.
Se han identificado los riesgos de fraude propios de la copropiedad (faltantes de caja, pagos a proveedores sin autorización, alteración de soportes contables).NO
● Riesgo Bajo
La función de evaluación de riesgo se encuentra formalmente asignada en la administración.NO
● Riesgo Alto
Existe un proceso de evaluación de riesgos implementado.NO
● Riesgo Alto
Los riesgos identificados tienen asociados sus: efectos, importancia, probabilidad de ocurrencia, impacto.NO
● Riesgo Alto
Se le ha asociado un plan de acción a cada uno de los riesgos identificados.NO
● Riesgo Alto
Existe matriz de riesgos.NO
● Riesgo Alto
✅ Actividades de ControlEficacia: 85.0%
El acceso a la oficina de administración se puede restringir en su acceso físico.SI
Existe caja fuerte para proteger valores de la copropiedad, chequeras, tokens, etc.NO
● Riesgo Bajo
El acceso a los ordenadores de la administración se encuentra restringido por contraseña.SI
Durante la visita se identificó que el acceso al 2o equipo no esta restringido por contraseña (generalmente utilizado para las actividades contables); situación corregida con la asignación de una contraseña a partir de la fecha.
Se constituye póliza de responsabilidad civil de directores y administradoresSI
Se constituye póliza que cubra la reconstrucción de las zonas comunesSI
El acceso al sistema de información contable de la administración, se encuentra restringido por contraseña.SI
Se efectúan las actualizaciones críticas de seguridad en el sistema operativo.SI
Los ordenadores de la copropiedad se encuentran protegidos con antivirus.SI
Windows Defender
Se efectúan respaldos de la información contable y se almacenan en una unidad externa al menos en una base mensual.SI
Se realiza cada 3 meses es disco tera. Se recomienda realzarla al menos mensualmente.
Se encuentran suscritos los contratos con todos los contratistas y trabajadores de la copropiedad.NO
● Riesgo Alto
1. Se encuentra en proceso la contratación de un abogado para proceso contra la constructora Capital Galias. 2. El contrato del servicio de Contabilidad, venció el 15 de julio de 2026.
Existe un acta de caja menor que:
-Asigna formalmente la responsabilidad de custodia y manejo de la caja.
-Establece el cupo (en caso de haberlo).
-Autoriza el descuento al responsable en caso de faltantes.
-Formaliza la entrega por parte del presidente del consejo y la recepción por parte del administrador.SI
Se restringe la recepción de dinero en efectivo por parte de la administración.SI
Se encuentran segregadas las funciones de preparación y aprobación de pagos en el portal bancario.NO
● Riesgo Bajo
Existió hasta el 28 de mayo de 2026, fecha en la cual el Consejo de Administración aprobó que la figura de control a cargo de un consejero(a) cese (acta de Consejo # 317). Ahora el perfil de la administradora realiza el 100% de las transacciones en el portal bancario. Todos los miembros del Consejo reciben previamente los soportes de cada uno de los cobros y los respectivos pagos que realiza la administración.
En el caso de cheques, se requieren al menos dos firmas (administrador y consejero).SI
Administrador y Tesorero o Presidente
Se realizan mensualmente las conciliaciones bancarias y son revisadas por el administrador.SI
Se restringen los pagos de gastos no presupuestados conforme los montos establecidos en el RPH.SI
El plan de trabajo establecido conforme NTS SI 02 se encuentra aprobado por consejo.SI
Las sanciones impuestas se encuentran autorizadas por consejoSI
Hasta la fecha no se han impuesto sanciones, pero dado el caso son aprobadas por el Consejo.
La administración verifica la planilla de seguridad social de los contratistas antes de realizar cada pago.SI
Existe proceso de revisión por parte del administrador sobre la preparación/soporte de los gastos presentados en reembolso de caja menor.SI
💬 Información y ComunicaciónEficacia: 88.9%
Se comunican de manera oportuna las decisiones de la asamblea y el consejo a los copropietariosNO
● Riesgo Medio
Está pendiente actualizar la presentación de actas de reunión de Consejo en la página web; la última publicación fue del acta # 312, el 16 de abril de 2026.
Hay canales de comunicación establecidos para atender PQR.SI
Hay canales de comunicación establecidos para atender requerimientos de habeas data.SI
Se llevan actas de consejoSI
Los datos personales de los copropietarios/residentes se encuentran protegidos mediante la implementación del régimen de protección de datos personales (habeas data)SI
Se realizan las comunicaciones a la copropiedad exigidas por ley y RPH (actas de asamblea, actas de consejo, informes de auditoría, ejecuciones presupuestales, etc).SI
Las comunicaciones formales (carteleras, páginas web, etc) se encuentran controladas por la administración.SI
La información financiera se presenta periódicamente al consejoSI
Se preparan informes mensuales de gestión de la administración conforme la NTS SI 02SI
🔍 SupervisiónEficacia: 76.9%
Existe un proceso de revisión de documentación soporte sobre un gasto, antes de su aprobación.SI
Realizado por parte de la administración.
Las conciliaciones bancarias son aprobadas por un consejero (normalmente tesorero, quien revisa las transacciones).NO
● Riesgo Alto
Se efectúa seguimiento sobre la antigüedad de las partidas conciliatorias en bancos (consignaciones pendientes por identificar, cheques pendientes de cobro, etc)SI
Los gastos realizados por el Administrador, gozan de la respectiva aprobación de consejo conforme su RPH. (Revisar RPH).SI
Se documentan las evaluaciones de gestión a la Administración.NO
● Riesgo Medio
Anualmente el Consejo realiza evaluación de desempeño y determina la bonificación. Sobre el procedimiento de evaluación no se registra evidencia por escrito.
Se efectúa seguimiento a los planes de acción existentes sobre los hallazgos de revisoría fiscal.SI
La administración revisa los informes de revisoría y manualmente valida qué está pendiente por subsanación y realiza la gestión correspondiente.
Se efectúan revisiones internas sobre la ejecución de contratos (diferentes al administrador)SI
Existe proceso de aprobación por parte de consejero (normalmente tesorero) sobre la preparación/soporte de los gastos presentados en reembolso de caja menor.NO
● Riesgo Alto
Existió, pero a partir del 28 de mayo de 2026 ya no aplica.
Existe seguimiento sobre los informes de gestión presentados por asesores de la copropiedad.SI
La información financiera es evaluada mensualmente por la administraciónSI
La atención de PQR es monitoreada por el consejo de administración.SI
El consejo realiza seguimiento periódico al envejecimiento de la cartera y a la gestión de cobro.SI
La ejecución presupuestal es monitoreada mensualmente.SI
📌 Observación General del Sistema de Control Interno
Eficacia global: 66.4% — Nivel Aceptable.
✅ Fortalezas Identificadas
85.0%
Actividades de Control (Bueno)
88.9%
Información y Comunicación (Bueno)
76.9%
Supervisión (Bueno)
⚠️ Oportunidades de Mejora Prioritarias
66.7%
Ambiente de Control (Aceptable)
14.3%
Evaluación de Riesgos (Crítico)
Revisor Fiscal: David Augusto Villarraga Cabrera TP 128494-T
⚠️ Alcance y Limitaciones de la Evaluación:
Los resultados aquí reflejados corresponden a la evaluación del sistema de control interno a un momento determinado y están sujetos a cambios entre la fecha de realización de las pruebas y la fecha de presentación del informe. Asimismo, son producto exclusivo de la información y evidencia suministradas por la administración de la copropiedad; AUDITAPH no asume responsabilidad por situaciones, documentos o controles que no hayan sido puestos a su disposición durante el proceso de evaluación, y cuya existencia o ausencia no fue posible verificar de manera independiente.
Los resultados aquí reflejados corresponden a la evaluación del sistema de control interno a un momento determinado y están sujetos a cambios entre la fecha de realización de las pruebas y la fecha de presentación del informe. Asimismo, son producto exclusivo de la información y evidencia suministradas por la administración de la copropiedad; AUDITAPH no asume responsabilidad por situaciones, documentos o controles que no hayan sido puestos a su disposición durante el proceso de evaluación, y cuya existencia o ausencia no fue posible verificar de manera independiente.
📌 Nota Aclaratoria: Este cuestionario de control interno sobre sus componentes de control bajo el Marco Conceptual Integrado COSO 2013 se realizó solicitando la implementación, documentación y/o evidencia de la siguiente información. Se evaluó si cumple.
Tenga en cuenta que se evaluaron las principales actividades que hacen parte de cada uno de los componentes de control interno para el sector de la propiedad horizontal y control interno en general.
Tenga en cuenta que se evaluaron las principales actividades que hacen parte de cada uno de los componentes de control interno para el sector de la propiedad horizontal y control interno en general.
📊 Rangos de Calificación
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